【潔西家英文】休假的自動回覆信函 Out of Office Auto Responder Email Messages

耶!要放假了,三天連假 long weekend,不過呢別的國家可是沒放連假呢,那要開自動回覆信函跟外國客戶說我們放假要怎麼說呢?潔西問了一下 Google 大師,參考了幾個網站,列舉了幾個重點跟寫了個例子在下面,吃很多螺絲最後勉強錄的影片大家可以參考一下,明明很悠哉的一天又把自休己弄到忙得要死,啊,要出門上課去了!

 

 

out-of-office message  不在辦公室訊息

休假時要寫休假的自動回覆信函可以這樣寫,下面的例句給大家參考,再自己做適當地修改,有不懂的地方或其他想問的問題,不知道怎麼表達的方式,都歡迎留言發問!

1 標題

首先不要忘了標題,下面這樣的標題就很清楚地寫出不在辦公室,別人看到就知道你沒有上班,無法回覆

Out of Office Reply 不在辦公室的回覆

 

2 招呼,謝謝對方來信

接下來是打招呼。英文一般會謝謝對方來信,打招呼看平常的方式選擇適當的

Hi there, 嗨 (比較口語,看往來的對象)

Dear Sir or Madam, 先生或女士 (這比較正式一點)

Thank you for your message. 謝謝你的訊息

 

3 告知休假的期間,何時能回覆

接下來把休假的時間講清楚,以及何時能回覆

I will be out of the office from April 1st to April 30th and will have no access to my email. 我從四月一日到四月三十日不會在辦公室,而且無法使用我的信箱

I will have limited access to my email. 只能非常有限地使用我的信箱

I’m currently out of the office and will reply to you when I return on April 6th. 我目前不在辦公室,將會在我四月六日回來的時候回覆您。

I’ll get back to you as soon as I can. 我會盡快地回覆您。

 

4 不在的理由(可說可不說),可以跟 3 一起說明。

外國人覺得休假是私事,所以也不見得要說理由。假如是台灣特別的假日也可以提一下。

Thank you for contacting me, but unfortunately, I am on vacation. 謝謝你聯絡我,不巧我現在正在度假。

Out office is closed on October 1 and  October 2 due to a national holiday. 因為國定假日的關係,我們的辦公室在十月一日跟二日休息。

 

5 可以聯絡誰

通常這個是自己長期度假,有代理人的時候可以寫清楚,一般休假就可以不用寫

If you need immediate assistance while I’m away please contact Nina at nina12345@gmail.com. 假如在我不在的期間您需要立即的協助的話,請聯絡霓娜用 nina12345@gmail.com 這個信箱。

If this is urgent, please contact (name) at (email) or (phone). 假如這是緊急的話,請聯絡(人名)(信箱)(電話)

 

6 結尾問好,簽名

一般常用的結尾問好,跟名字,公司的話常常都有固定格式的就可以直接用

Best Regards, / Sincerely,

Jessie

 

例子:寫成一篇的全文

Hi there,

Thank you for your email. I will be out of the office from October 1st to October 4th because of a Taiwan public holiday, Mid-Autumn Festival. During this period I will have no access to my email. I will reply to you as soon as I come back on October 5th.  

Best regards,

Jessie

嗨,

謝謝您的來信。我在十月一日到十月五日因為台灣的國定假日中秋節所以不會在辦公室裡。在這段期間我將無法使用電子信箱。當我一回來的時候我進會盡快在十月五日回覆您。

敬上

潔西

最後,同學問潔西時有寫了引起不便,敬請見諒的英文的話。這個句子可以在最後用 I’m sorry for the inconvenience. 只是潔西在參考一些外國網站的例子上都沒看到這樣子的用語,有可能我漏看了也不一定,總之呢台灣人比較客氣有禮貌,也是可以加上這一句啦。

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